4. Juli 2017

Informationen für AgentInnen

Die Voraussetzungen für das Basecamp in Malta:

  • Organisationstalent, Stressmanagement, Menschenkenntnis, Empathie.
  • AgentInnen sollten in der Lage sein, mit dem vereinsinternen, gespendeten VW-Busses zu fahren und mit dem auf Malta herrschenden Linksverkehr zurechtzukommen.
  • Kenntnis in IT-Kommunikation und Fähigkeit Excel-Tabellen zu bearbeiten.
  • Die AgentInnen vor Ort sind an das aktuelle Agentenmanual gebunden.
  • Die Bekanntmachung des Passwortes für den E-Mail-Account im Basecamp erfolgt nur von dem aktuellen Agent/in vor Ort und darf an keinen Außen­stehenden weitergegeben werden.
  • Das Agentenmanual ist mit einem eigenen Passwort geschützt. Dieses wird nur vom Agentenmanager bekannt gegeben.
  • Ein Reisekosten-Anspruch besteht für AgentInnen, die sich ehrenamtlich für den Verein Sea-Eye e. V.  engagieren und ist gemäß Formular B gegenüber dem Verein zu vertreten. Die Abrechnung hat spätestens drei Monate nach Ent­stehung der Kosten gegenüber dem Schatzmeister zu erfolgen.
  • Während des Aufenthaltes des/der Agenten/in vor Ort erfolgt keine Er­stattung von Lebensmitteln.
  • Die Abrechnung des/der Agenten/in erfolgt gemäß den Anweisungen im Agentenmanual. Alle Belege werden gesammelt, geordnet, eingeklebt, be­schriftet und abgeheftet. Jeder Beleg muss nach dem im Agenten-Manual beschriebenen System behandelt werden. Alle Ausgaben werden in einem Abrechnungs-Excel-Sheet eingetragen (liegt dem/der Agentin vor).
  • Auf Malta muss die eigene Kreditkarte verwendet werden. Tilman Misch­kowsky, Schatzmeister des Vereins, überweist auf Anweisung vorab Geld auf das angegebene Konto (mischkowsky@sea-eye.org). Rechtzeitige Kontakt­aufnahme erwünscht.
  • Die jeweilige Crewliste wird vorab von der Sea-Eye-Organisation in Deutschland an den jeweiligen Skipper verschickt. Darin Abfragen wichtiger persönlicher Daten der Crewteilnehmer, wie Geburtsdatum, Geburtsort, Passnummer und für die Essensbestellung: vegetarisch/vegan/Allergien sowie An- und Abflugs­daten). Liste wird vor Ankunft der Crew von Skipper an Agenten/in verschickt.

Zu den Hauptaufgaben eines Agenten/einer Agentin auf Malta gehören:

  • Gute Einarbeitung des/der neuen Agenten/in.
  • Management des Crew-Wechsels und des Basecamps: dazu gehören Anschrei­ben der Crews (rechtzeitige Kontaktaufnahme und Verschicken der Weg­beschreibung, Beantwortung von Fragen).
  • Essensbeschaffung für die Crews anhand Excel-Liste, Einarbeitung durch vorhergehenden Agenten/in bei der Übergabe dringend notwendig.
  • Supply Management und Preisverhandlungen mit Lieferanten und Dienst­leistern.
  • Ersatzteile, Zubehörteile, Reparaturen, zollfreie Betankung, Lebensmittel (Excel-Liste)
  • Networking mit anderen NGOs, lokalen Unternehmen, Behörden, sowie Privatpersonen und Helfern.
  • Kommunikation mit der Hafen- und Zollbehörde sowie mit Werft.
  • Für die Einweisung hinsichtlich der Kommunikation an Bord des Schiffes ist es zwingend notwendig, dass sich das zuständige Crewmitglied mit Jan Liebscher in Deutschland in Verbindung setzt (Handy: 0049 172/6508243 bzw. jan@sea-eye.org)
  • Ständige Kommunikation mit dem Vereinsvorstand Michael Buschheuer.
  • Wissensmanagement.
  • Erstellen von How-To’s, Manuals, SRM-Tabellen…
  • Gewissenhafte Übergabe der Protokolle und des verwendeten Logbuchs (es gibt an Bord beider Schiffe für jede Mission durchnummerierte und vorge­druckte Logbücher).
  • Logbuch soll vom jeweiligen Skipper in Deutschland an den Vereinsvorstand Michael Buschheuer geschickt werden (unverzügliche Zusendung an folgende Adresse: Wiener Strasse 14, 93055 Regensburg).
  • Bei Agentenwechsel: Basecamp ständig in ordentlichem und sauberem Zu­stand halten.
    Natürlich unter Einbeziehung aller Nutzer des Basecamps. Bei Agentenwechsel oder Auflösung des Camps muss es in einwandfreiem Zustand übergeben werden.
  • Wartung des Busses und Meldung bei Schäden an den Vereinsvorstand.
  • Sofortige Meldung bei Schäden im Haus an den Vereinsvorstand.
  • Skipper- und Crewvertrag müssen von allen Teilnehmern vor Ausfahrt des Schiffes unterschrieben werden.